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Crescita personale

Gestire al meglio tempo e attenzione con 3 trucchi efficaci

Productivity is less about time management and more about attention management — Adam Grant

Viviamo nell’era della distrazione globale. Da quante distrazioni veniamo bombardati mentre tentiamo di portare a termine qualcosa? Quanto spesso ci auto distraiamo ed abbiamo bisogno di evadere anche solo per poco da quello che stiamo facendo?

Quando si parla di gestione del tempo in verità si parla di gestione dell’attenzione.

Non è il tempo che gestiamo ma la capacità di focalizzarci su quello che stiamo facendo, in modo da non farci distrarre. Le situazioni in cui riusciamo ad isolarci lavorando su un unico compito, per un lungo periodo di tempo, sono molto rare.

Io personalmente suddivido il mio tempo in “lavoro a metà” (half work) e “lavoro intenso” (deep work). La terminologia non è mia ma la rubo a Cal Newport e James Clear.

Ti faccio qualche esempio di lavoro a metà:

  • scrivi un articolo come questo e nel frattempo controlli l’email una decina di volte
  • mentre prepari una presentazione ti accorgi di passare da Facebook a Linkedin continuamente o leggere un articolo che non c’entra nulla con quello che stai facendo
  • sei al telefono con qualcuno mentre scrivi una email
  • stai leggendo un lungo report e almeno 3–4 volte i colleghi ti interrompono

Quindi all’interno di un’ora di lavoro non ti accorgi di aver fatto almeno 10–15 cose diverse, senza averne concluse neanche una. Ma soprattutto senza aver fatto nulla di veramente importante. Quante volte al termine della giornata hai avuto la sensazione di essere stato molto impegnato ma non di non aver portato a termine nulla? A me capita molto spesso

Un’altra conseguenza di questo modo di lavorare e che se devi scrivere un articolo come questo, ci metti almeno 3–4 volte tanto. Se invece riesci a focalizzarti, le parole e le frasi vengono una dopo l’altra e con molta più facilità. Anzi spesso ti scoccia anche fermarti “per non perdere il filo”.

D’altro canto, ti sei accorto che quando hai una scadenza da consegnare sei mille volte più produttivo? Hai un unico obiettivo in testa e sfrutti ogni secondo per completare il lavoro. Hai un tempo finito e non puoi concederti distrazioni. Questo è il lavoro intenso.

Per gestire meglio il proprio tempo è necessario minimizzare il lavoro a metà a beneficio di quello intenso. Più ore di lavoro intenso riesci ad accumulare durante la tua settimana, maggiori saranno i benefici.

Cal Newport ha tradotto questo in una vera e propria formula

Alta qualità di lavoro prodotta = (Tempo speso) x (Intensità del Focus)

Come combattere allora il mezzo lavoro? Te lo dico subito. Non è assolutamente semplice, ci vuole molta disciplina. Io nel tempo ho visto funzionare diverse tecniche, qui ne voglio citare almeno tre.

Frazionare il proprio lavoro in segmenti da mezz’ora o un’ora.

Decidere di dedicare questi segmenti ad un unico compito o aggregare nello stesso periodo di tempo compiti simili (batch tasks)

Ad esempio: dedicare un’ora a scrivere un articolo, dedicare un’ora e mezza a preparare una presentazione, mezz’ora a leggere/rispondere le email.

Il trucco è essere molto rigidi con se stessi ed evitare di passare a compiti diversi da quello programmato. Se sto scrivendo un articolo NON faccio altro, nemmeno per pochi secondi. E’ come fissare un’immagine per molto tempo senza mai distogliere lo sguardo.

Evitare qualsiasi distrazione

Durante queste sessioni di lavoro intenso cerca di “rimbalzare” ed essere impermeabile a qualsiasi distrazione. Metti il cellulare in borsa, disattiva le notifiche, isolati con un po’ di musica.

Se vieni interrotto chiedi gentilmente di ripassare al termine della sessione. “Scusami sto facendo una cosa importante, è urgente? Puoi chiedermelo tra 20 minuti?” A parte i rari casi in cui stia cadendo veramente il mondo, questa tecnica funziona sempre.

In verità, mi sono accorto che sono più le volte in cui mi auto-distraggo da solo, di quelle in cui vengo interrotto da altri. Quindi prima di tutto, inizia a lavorare su te stesso ed essere meno permissivo, meno permeabile alle distrazioni.

Programmare le sessioni in anticipo

Usare il proprio calendario o la propria agenda e pianificarle a livello giornaliero o settimanale. Il segreto è trattarle come se fossero una videoconferenza di gruppo a cui non puoi mancare; è lì fissata, difficilmente si può spostare.

Qualche esempio? Io da tempo faccio un agenda giornaliera delle cose che devo fare e definisco anche i segmenti di tempo da dedicare. Generalmente la sera precedente o la mattina — prima di qualsiasi cosa – fisso in calendario almeno 3–4 sessioni di almeno un’ora per chiudere i progetti su cui sto lavorando: domattina dalle 8 alle 10 scrivo un articolo, dalle 10 alle 10.30 controllo le email, dalle 14 alle 15 mi prendo del tempo per raccogliere delle idee e mettere appunto una nuova strategia per la community

Il trucco è programmare tutto in anticipo, NON definire mai le sessioni al momento e rispettare a qualsiasi costo la programmazione (“stick to the schedule”).

Se riesco afinalizzare alcune sessioni le etichetto con DW “deep work”, lavoro intenso. Altrimenti metto HW, half-work — lavoro a metà

Una cosa che ti darà molta soddisfazione sarà, al termine della giornata o della settimana, controllare la tua agenda e contare tutte le etichette.

Quante ore di lavoro intenso o accumulato? In quali momenti della giornata sono riuscito ad essere maggiormente costante? Questo ti darà un’ottima metrica sulla tua produttività e disciplina.

Vedrai che avrai molta più cognizione dell’utilizzo del tuo tempo, dei progetti che avrai finalizzato e anche del tempo che hai effettivamente sprecato in lavoro a metà.

In breve

Non gestire il tuo tempo, cerca invece di gestire la tua attenzione verso un determinato compito.

Non mollare, non distogliere lo sguardo.

Come dice Laura Vanderkam

“Time discipline leads to time freedom”

Essere disciplinati nella gestione del proprio tempo non solo ci fa essere più produttivi ma, paradossalmente, ci rende molto più liberi.


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Di Alessio Fattorini

Sono un Community Manager che scrive. Particolarmente attratto da tutto quello che aiuta ed incentiva le persone a lavorare e collaborare insieme. Public Speaker, Marketer, ex Sysadmin e Open Source Evangelist
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